Administratief medewerker Vrije Tijd – Team Sport
Groep Dilbeek
Jobomschrijving:
Bedrijf
Administratief medewerker Vrije Tijd – Team Sport
C1-C3 – contract onbepaalde duur – aanleg van wervingsreserve – voltijds (deeltijds bespreekbaar)
Groep Dilbeek bestaat uit drie primaire stromen die rechtstreeks producten en diensten leveren aan de burgers: Welzijn & Onderwijs, Vrije Tijd, en Burger & Omgeving. Binnen de Stroom Vrije Tijd zet Team Sport zich in om sportverenigingen te ondersteunen, en waakt het over een inclusief en laagdrempelig sportaanbod.
Jouw verantwoordelijkheden
Als administratief medewerker binnen Team Sport zorg je voor de eerstelijnscontacten met sportverenigingen en burgers. Je biedt administratieve ondersteuning aan het team en draagt bij aan een optimale dienstverlening voor Dilbeekse sportverenigingen en inwoners.
Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:
Communicatie met klanten, burgers en externe partners:
- Beantwoorden van vragen en klachten op een klantvriendelijke manier;
- informeren van burgers over het Dilbeekse vrijetijdsaanbod.
Praktische organisatie van activiteiten:
- Plannen van vergaderingen, vastleggen van zalen en zorgen voor een correcte organisatie van de gebruikersvergaderingen met sportverenigingen;
- mee organiseren van evenementen en activiteiten en beheren van zaalverhuur.
Financiële administratie:
- Opmaak van bestelbonnen, goedkeuren van facturen en opvolging van budgetten;
- contact onderhouden met leveranciers over facturatie en prijsopgaves.
Informatiebeheer:
- Klasseren en archiveren van informatie conform de wettelijke voorschriften;
- digitaliseren van dossiers en documentbeheer volgens interne afspraken;
- aanspreekpunt van en ondersteuning voor bestaande systemen zoals toegangscontrolesysteem, inventarisatie, camerasoftware.
Detecteren en signaleren van knelpunten:
- Signaleren van weerkerende problemen en meedenken over structurele oplossingen;
- voorstellen doen voor procesverbeteringen en efficiëntie.
Inhoudelijke ondersteuning van het team:
- Voorbereiden van aanbestedingsdossiers en opvragen van offertes;
- back-up zijn voor de administratieve flow van erkenningen en subsidies.
Jouw profiel
- Je beschikt over goede administratieve en organisatorische vaardigheden.
- Je bent communicatief vaardig, klantgericht en kan nauwkeurig werken.
- Je hebt ervaring met MS Office-toepassingen en kennis van andere administratieve software is een pluspunt.
- Je kan goed plannen en je neemt initiatief.
- Je bent een flexibele teamplayer.
Voorwaarden:
- Je beschikt minstens over een einddiploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs. Een bachelordiploma in een administratieve richting is een pluspunt.
- Je hebt minimaal 2 jaar ervaring in een administratieve functie, bij voorkeur binnen een overheidsinstelling, sportorganisatie of vergelijkbare werkomgeving.
Ons aanbod
Een gevarieerde job in een warme, mensgerichte omgeving waar ruimte is voor zelfontplooiing en eigen initiatief:
- Een voltijdse functie, contract onbepaalde duur. Aanleg van een werfreserve gedurende 1 jaar, verlengbaar met 1 jaar. Deze functie wordt ook opengesteld als deeltijdse functie. Gelieve bij je sollicitatie expliciet aan te geven of je voltijds of deeltijds wil werken.
- Plaats tewerkstelling: Westrand Dilbeek, Kamerijklaan 46, 1700 Dilbeek, mogelijkheid tot thuiswerk.
- Een verloning volgens barema C1-C3 (C1, trap 0, minimaal bruto geïndexeerde maandwedde : € 2349)
- Alle relevante ervaring in openbare en private sector wordt meegerekend voor anciënniteit
- Extralegale voordelen (maaltijdcheques van €8/gewerkte dag, hospitalisatieverzekering, pensioenplan, fietspremie, terugbetaling woon-werkverkeer met openbaar vervoer) · Een gezinsvriendelijke organisatie met aandacht voor diversiteit & gelijke kansen
- Een flexibel uurrooster en mooi verlofpakket om de balans werk en privé in evenwicht te houden
Interesse?
Solliciteer via de sollicitatieknop op deze website. Stuur je motivatiebrief, cv, een kopie van je diploma en een recent uittreksel uit het strafregister model 596 – 2 (niet ouder dan 3 maanden) ten laatste op 08/01/2025. De selectieprocedure bestaat uit een schriftelijke proef en een competentiegericht interview. De schriftelijke proef vindt plaats in de week van 20 januari 2025 in Westrand Dilbeek. De mondelinge proef gaat door in de week van 27 januari.
Voor vragen kan je contact opnemen met Filip Leemans via e-mail: filip.leemans@dilbeek.be of telefoon: 0491/96.12.12
Groep Dilbeek
Dilbeek gaat voluit voor gelijke kansen en waardeert diversiteit. We selecteren kandidaten enkel op basis van hun schitterende competenties, talenten en diploma. Je leeftijd, geslacht, nationaliteit, beperking, geloof, gender of seksuele geaardheid,… beïnvloeden je kansen niet om mee te schrijven aan ons verhaal en onze missie mee te helpen realiseren.
