Administratief medewerker ( team Patrimonium )

Jobomschrijving:

Bedrijf

Administratief medewerker – Patrimonium 

Jouw verantwoordelijkheden

Als administratief medewerker binnen het team Patrimonium ben je een onmisbare schakel in de dagelijkse werking van het team. Je zorgt voor een nauwkeurige administratieve ondersteuning en draagt actief bij aan een efficiënte dienstverlening. Je signaleert kansen om processen te verbeteren en neemt initiatief om onze werking en dienstverlening voortdurend verder te optimaliseren.

Een greep uit jouw verantwoordelijkheden:

• Je beheert de algemene mailbox en zorgt ervoor dat inkomende vragen en meldingen correct worden behandeld. Je verwijst berichten door naar de juiste collega of formuleert zelf een passend antwoord.
• Je verzorgt de telefonische onthaalfunctie en staat klanten en partners professioneel te woord.
• Je biedt algemene administratieve ondersteuning, onder meer bij de opvolging van overheidsopdrachten, het opmaken en versturen van gunningsbrieven, het aanmaken van bestelbonnen en het koppelen van vorderingsstaten aan facturen.
• Je volgt huur- en pachtovereenkomsten administratief op en zorgt voor het tijdig opmaken van facturen.
• Je staat in voor het digitaliseren, klasseren en archiveren van documenten, zodat informatie vlot terug te vinden is.

Jouw profiel

Je bent een positieve en geëngageerde collega die graag initiatief neemt en de handen uit de mouwen steekt. Je ziet werk liggen, springt bij waar nodig en streeft steeds naar een kwaliteitsvol resultaat.
Nauwkeurigheid en een gestructureerde aanpak zijn voor jou vanzelfsprekend.

Je communiceert vlot, zowel mondeling als schriftelijk, en hebt aandacht voor een correct taalgebruik. Dankzij je klantgerichte ingesteldheid bouw je gemakkelijk professionele contacten op met collega’s, burgers, leveranciers en andere partners. Je staat stevig in je schoenen en kan je standpunt op een heldere en respectvolle manier overbrengen.

Daarnaast werk je vlot met courante softwaretoepassingen zoals Outlook, Word en Excel. 

Voorwaarden:

Je beschikt minstens over een einddiploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs. Een bachelordiploma in een administratieve richting is een pluspunt. 

Indien er meer dan 20 kandidaten solliciteren, organiseren wij een pre-selectie. We weerhouden dan enkel de sollicitanten die kunnen aantonen dat ze min. 2 jaar ervaring hebben in een job waar administratief werk de hoofdtaak was en bestond uit:

• Back-office klantencontact (mailbeheer, telefonisch contact) en documentbeheer

of

• Back-office klantencontact (mailbeheer, telefonisch contact) en het opvolgen van contracten en facturen 

Ons aanbod

• Loon volgens barema ​C1-C3​. Tussen € 2444,31 en € 4473,71 bruto/maand afhankelijk van je relevante werkervaring.  
• Maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, fietsvergoeding, terugbetaling woon-werkverkeer openbaar vervoer, voordelen & kortingen via www.gsd-v.be.
• ​​Voltijds​ werken bij een inspirerende organisatie. 
• Een bruisende werkplek met als uitvalsbasis ​de Kasteelhoeve in Dilbeek
• Een afwisselende job met betekenis en impact.  
• Een warme en mensgerichte werkomgeving  met veel autonomie en ruimte voor initiatief. 
• Aandacht voor work-life balans door ​ogelijkheid tot telewerk en flexibele uren
• 35 vakantiedagen per jaar (bij voltijdse tewerkstelling) 

Interesse?

 We kijken er naar uit om je kandidatuur te ontvangen tegen ten laatste vrijdag 16 oktober 2026 (middernacht)​. Dit kan online via de solliciteren-knop.

Vergeet zeker volgende documenten niet toe te voegen aan je sollicitatie: 

• CV
• kopie van je diploma  
• een uittreksel van strafregister niet ouder dan 3 maanden (​model 1). Aan te vragen via het digitaal loket van je gemeente. 

Houd alvast volgende data vrij in je agenda:  

• woensdag 21 oktober: schriftelijke proef (ter plaatse in Dilbeek)
• maandag 26 oktober of dinsdag 27 oktober: competentiegericht interview